Việc thực hiện đăng ký cấp hộ chiếu phổ thông trực tuyến mức độ 4 tại Cổng Dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an tại địa chỉ https://dichvucong.bocongan.gov.vn được áp dụng cho công dân Việt Nam trong nước có căn cước công dân gắn chip điện tử, thuê bao đăng ký chính chủ bằng căn cước công dân loại 12 số, có khả năng thanh toán lệ phí trực tuyến qua hệ thống thanh toán điện tử của Chính phủ. Trường hợp sử dụng số chứng minh nhân dân 9 số để đăng ký phải liên hệ với nhà mạng để cập nhật thông tin.
Tại Cổng Dịch vụ công Bộ Công an, người dân đăng ký tài khoản, sau khi có tài khoản để đăng nhập, điền đủ thông tin đề nghị cấp hộ chiếu theo mẫu tờ khai làm hộ chiếu, địa chỉ email, tải ảnh chân dung, chọn hình thức nhận hộ chiếu, địa chỉ nhận hộ chiếu. Sau khi hồ sơ được chấp nhận, người dân phải thanh toán lệ phí trực tuyến theo đường dẫn được Cổng Dịch vụ công Bộ Công an gửi qua tin nhắn hoặc email. Người dân có thể nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan quản lý xuất, nhập cảnh hoặc chuyển phát đến địa chỉ đã đăng ký.
Hộ chiếu được cấp trong 8 ngày làm việc nếu làm thủ tục tại Phòng Quản lý xuất, nhập cảnh, 5 ngày làm việc nếu làm hộ chiếu tại Cục Quản lý xuất, nhập cảnh Bộ Công an. Người dân có thể mất từ 5-10 phút để hoàn thành xong các thủ tục khai báo. Quá trình nộp hồ sơ được hoàn thiện tại nhà hay bất cứ đâu mà không phải đến cơ quan xuất, nhập cảnh để nộp hồ sơ.
Dịch vụ này đã giúp giảm tải thời gian, công sức, chi phí cho công dân. Đặc biệt, với việc xác thực dữ liệu đầu vào chính xác đã giúp việc trả kết quả thực hiện trôi chảy. Người dân không cần phải chen chúc xếp hàng chờ đợi như trước, tất cả có thể thực hiện trên điện thoại, máy tính. Những hướng dẫn bằng hình ảnh chi tiết, cụ thể của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh giúp người dân thao tác dễ dàng khi đăng ký hồ sơ.
Các quy trình được công khai, minh bạch từ đăng nhập tài khoản, chọn dịch vụ công, nộp hồ sơ trực tuyến, theo dõi kết quả và nhận kết quả. Người dân có thể nắm bắt được hồ sơ của mình đã được xử lý đến đâu và nắm bắt được thời gian nhận được kết quả. Điều này có vai trò quan trọng trong việc tiết kiệm thời gian, công sức và công khai, minh bạch
Ngoài ra, việc thực hiện thủ tục làm hộ chiếu qua dịch vụ công trực tuyến còn được ứng dụng các công nghệ mới, hiện đại và bảo mật, đáp ứng các yêu cầu riêng biệt theo quy chuẩn quốc tế. Đó là việc xác thực ảnh chân dung theo tiêu chuẩn ICAO.
ICAO là tiêu chuẩn ảnh thẻ của các hãng hàng không và hầu hết các quốc gia trên thế giới, được áp dụng phổ biến và rộng rãi để quy định về hình thẻ trên hộ chiếu, visa hay các loại giấy phép xuất nhập cảnh khác.
ICAO quy định nhiều yếu tố về hình ảnh thẻ trên hộ chiếu gồm: Ảnh chụp trong 6 tháng gần đây nhất, mặc thường phục, cỡ 4x6 cm, bề ngang của ảnh là 35-40mm, đầu và vai thẳng để khuôn mặt chiếm 70-80% ảnh, chất lượng ảnh sắc nét và rõ ràng, không có vết mực và nếp gấp, chụp trên nền trắng, có độ sáng và độ tương phản thích hợp, ảnh được in trên giấy có chất lượng tốt và độ phân giải cao, không nộp ảnh scan.
Tiêu chuẩn ICAO còn quy định ảnh có màu sắc trung tính, mắt mở, không bị đỏ, không để tóc xõa trước mặt, ảnh nhìn thẳng, không nhìn nghiêng sang hai bên, không cười khi chụp ảnh. Người đeo kính khi chụp ảnh không để ánh đèn phản chiếu lên mắt kính, không đeo kính màu, gọng của kính không quá dày. Đáng chú ý, ảnh chụp có mũ và khăn sẽ không được chấp nhận (ngoại trừ là người dân tộc thiểu số), đối với trẻ em thì ảnh chụp một mình, không có ghế sau lưng.
Với những tiêu chuẩn khắt khe, hệ thống xác thực trên cổng dịch vụ công đã đáp ứng và đưa ra bộ tiêu chí riêng biệt. Người dân cần đọc kỹ yêu cầu về ảnh thẻ, việc chụp và nhập ảnh lên hệ thống diễn để quy trình diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.
Những tiện ích từ dịch vụ đăng ký làm hộ chiếu phổ thông trực tuyến, giúp người dân dễ dàng thực hiện việc cấp hộ chiếu phổ thông thông qua Cổng Dịch vụ công trực tuyến, góp phần giảm thiểu tối đa thủ tục hành chính, tiết kiệm công sức, thời gian, chi phí đi lại.
